New Page 1

QUY TRÌNH

Lập hồ sơ đề nghị giải quyết và thực hiện trợ cấp cho học sinh - sinh viên người dân tộc thiểu số đang học tại các trường Đại học, Cao đẳng, Trung học chuyên nghiệp – dạy nghề trong và ngoài tỉnh

1. MỤC ĐÍCH

Quy định thành phần hồ sơ, lệ phí (nếu có), trình tự, cách thức và thời gian giải quyết hồ sơ hành chính của cơ quan theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 nhằm đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật và yêu cầu của cá nhân, tổ chức.

2. PHẠM VI

Áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân có nhu cầu thực hiện dịch vụ hành chính công phù hợp với thẩm quyền giải quyết của cơ quan.

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008.

- Các văn bản pháp quy liên quan đề cập tại mục 5 của tài Quy trình này.

- Quyết định 2968/2010/QĐ-BKHCN ngày 29 tháng 12 năm 2010 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng.

4. ĐỊNH NGHĨA VÀ VIẾT TẮT

- UBND          :           Ủy ban nhân dân

- TTHC           :           Thủ tục hành chính

- GCN             :           Giấy chứng nhận

- QT                 :           Quy trình

- TT                 :           Thủ tục

- TTHC           :           Thủ tục hành chính

- ISO                :           Hệ thống quản lý chất lượng – TCVN ISO 9001:2008

- BPTN&HT   :           Bộ phận tiếp nhận và hoàn trả kết quả

- HS                 :           Hồ sơ

- CN & TC      :           Cá nhân và tổ chức

- CQHCNN     :           Cơ quan hành chính nhà nước

- TDQT           :           Phiếu theo dõi quá trình xử lý công việc

- Đề án 30      :           Đề án đơn giản hóa thủ tục hành chính theo Quyết định                                             30/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

- CV                :           Công văn

- TTr                :           Tờ trình

- QĐ                :           Quyết định

- MHK            :           Mô hình khung

5. NỘI DUNG

a) Thành phần, số lượng hồ sơ:

 Thành phần hồ sơ, bao gồm:

- Giấy báo trúng tuyển (bản sao - đối với học sinh mới nhập học);

- Giấy xác nhận của trường (đối với học sinh đã nhập học);

- Bản sao giấy khai sinh;

- Bản sao hộ khẩu; (có công chứng)

- Bản phô tô chứng minh nhân dân; (có công chứng)

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

b) Thời hạn giải quyết: Trong ngày

c) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân.

d) Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Phòng Dân Tộc.

e) Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Văn bản hỗ trợ tài chính.

f) Lệ phí: Không.

g) Tên mẫu đơn, mẫu t khai: Không.

h) Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính : không

i) Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

- Quyết định số 62/2012QĐ-UBND ngày 27/12/2012 của UBND tỉnh Lâm Đồng về việc quy định mức trợ cấp xã hội cho học sinh – sinh viên của tỉnh Lâm Đồng đang học tại các trường Đại học, Cao đẳng, Trung học chuyên nghiệp và Dạy nghề.

            - Văn bản số 33/HDLN-BDT-STC ngày 31/01/2013 của Ban Dân tộc – Sở Tài chính về Hướng dẫn mức trợ cấp xã hội cho học sinh, sinh viên của tỉnh Lâm Đồng đang học tại các trường Đại học – Cao đẳng, Trung học chuyên nghiệp và Dạy nghề.

j) Quy trình các bước xử lý công việc:

TT

Trình tự các bước công việc*

Trách nhiệm

Thời gian

1.

Tiếp nhận hồ sơ, xem xét sự hợp lệ, ghi giấy biên nhận hoặc phiếu hẹn hoặc sổ giao nhận

Phòng Dân tộc

Giải quyết trong ngày

2.

Kiểm/thẩm tra tính hợp pháp của hồ sơ:

- Phù hợp, thì tiến hành xử lý/giải quyết;

- Chưa phù hợp, thì dự thảo công văn trả lời.

Phòng ban chuyên môn (chủ trì)

3.

Ký văn bản trả lời hoặc phê duyệt kết quả giải quyết hồ sơ hành chính

Lãnh đạo phòng Dân tộc

4.

Hoàn trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; ghi sổ hoặc nhập máy.

Phòng Dân tộc

*Ghi chú:

1. Các bước này có thể tăng hoặc giảm tùy theo đặc điểm của mỗi thủ tục hành chính nhưng đảm bảo tổng thời gian không quá quy định của pháp luật. Đơn vị tính thời gian là ngày làm việc, bằng 8 tiếng giờ hành chính.

2. Một số thủ tục hành chính giải quyết trong ngày hoặc ít hơn 2 ngày; hoặc được xử lý bởi 1 người, 1 nhóm người trong cùng 1 phòng hay đơn vị thì không nhất thiết phải sử dụng phiếu theo dõi quá trình tương ứng.

3. Một số thủ tục hành chính quy định chỉ nhận nhưng không trả kết quả thì không cần thiết sử dụng phiếu theo dõi quá trình xử lý công việc;

4. Các bước công việc này có thể được kiểm soát thông qua phần mềm tin học.

6. BIỂU MẪU

- Mẫu Giấy biên nhận hồ sơ hoặc sổ giao nhận hoặc phiếu hẹn;

- Mẫu Phiếu theo dõi quá trình xử lý công việc;

- Mẫu Bảng thống kê kết quả thực hiện thủ tục hành chính;

- Xem mục 5 ở trên. 

7. HỒ SƠ LƯU

TT

Tên hồ sơ

Nơi lưu

Thời gian lưu

1.     

Biên nhận hồ sơ/sổ giao nhận/phiếu hẹn

Phòng Dân tộc

1 năm

2.     

Phiếu theo dõi quá trình xử lý công việc (Lưu theo bộ hồ sơ theo mục 5.a ở trên)

Phòng Dân tộc

Lâu dài

3.     

Bộ hồ sơ theo Mục 5.a

Phòng Dân tộc

Lâu dài

4.     

Văn bản hỗ trợ tài chính

Phòng Dân tộc

Lâu dài