Quy chế quản lý và sử dụng eOffice 



UỶ BANNHÂN DÂN
 HUYỆN CÁT TIÊN

Số: 1015/QĐ-UBND

                                       Kích vào đây để xem văn bản gốc

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

  Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Cát Tiên, ngày 29  tháng 9 năm 2014

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng phần mềm
Văn phòng điện tử eOffice của UBND huyện Cát Tiên

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CÁT TIÊN

 

Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/06/2006;

Căn cứ Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 10/04/2007 về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

          Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

          Căn cứ Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt chiến lược phát triển Công nghệ thông tin và Truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020;

          Căn cứ Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT ngày 20/9/2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu đặc tả trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước;

          Xét đề nghị của Phòng Văn hóa và Thông tin huyện tại Tờ trình số: 29/TTr-PVHTT ngày 13 tháng 8 năm 2014,

QUYẾT ĐỊNH:

 

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “ Quy chế quản lý và sử dụng phần mềm Văn phòng điện tử eOffice của UBND huyện Cát Tiên”.

Điều 2. Giao Phòng Văn hóa và Thông tin phối hợp với Văn phòng HĐND - UBND huyện và các cơ quan, đơn vị liên quan hướng dẫn triển khai, đôn đốc, kiểm tra thực hiện Quy chế này; định kỳ tổng hợp và báo cáo kết quả thực hiện về UBND huyện và cấp trên theo quy định.

Điều 3. Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện, Thủ trưởng các cơ quan, ban, ngành thuộc huyện, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn; các tổ chức và cá nhân có liên quan căn cứ Quyết định thi hành.

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ./.

 

Nơi nhận:

- TT Huyện ủy;

- TT HĐND huyện;

- Chủ tịch, các PCT UBND huyện;

- UBMTTQVN huyện và các đoàn thể;

- Các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện;

- UBND các xã, thị trấn trong huyện;

- Trang thông tin điện tử huyện;

- Như Điều 3;

- Lưu:  VP HĐND&UBND huyện.

TM. UỶ BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

(Đã ký)

Ngô Xuân Hiển

 

UỶ BANNHÂN DÂN
 HUYỆN CÁT TIÊN

 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

              

QUY CHẾ
Quản lý và sử dụng phần mềm Văn phòng điện tử
eOffice của UBND huyện Cát Tiên

(Ban hành kèm theo Quyết định số 1015 /QĐ-UBND
ngày 29 tháng 9  năm 2014 của UBND huyện Cát Tiên)

 


 Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định cụ thể  về việc quản lý và sử dụng phần mềm Văn phòng điện tử eOffice (eOffice) của Uỷ ban nhân dân huyện Cát Tiên.

2. Áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyện; Mặt trận Tổ quốc Việt Nam huyện và các đoàn thể; UBND các xã, thị trấn; các cơ quan, đơn vị đóng trên địa bàn huyện có sử dụng eOffice (viết tắt là cơ quan); cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong các cơ quan trên (viết tắt là CBCCVC&NLĐ).

Điều 2. Mục đích, yêu cầu

1. Eoffice là phương thức trao đổi thông tin bắt buộc trong chế độ làm việc hàng ngày của UBND huyện và các cơ quan. Các hoạt động trao đổi thông tin liên quan đến nhiệm vụ của CBCCVC&NLĐ làm việc tại các cơ quan sẽ được thực hiện trên eOffice.

 2. Eoffice bảo đảm việc trao đổi, lưu trữ, khai thác và sử dụng thông tin trong nội bộ huyện Cát Tiên thông qua các dịch vụ trên mạng LAN và Internet. Hệ thống eOffice phải được sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả thiết thực, được quản lý tập trung, thống nhất, bảo đảm an ninh, an toàn mạng và dữ liệu.

Điều 3. Nguyên tắc sử dụng eOffice

1. Đối với những văn bản, thông tin điện tử được trao đổi trên eOffice phải sử dụng các phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

2. Không được sử dụng eOffice để trao đổi các thông tin mật của cơ quan, trao đổi công việc không thuộc nhiệm vụ của cơ quan và các nội dung khác trái với thuần phong mỹ tục của dân tộc.

3. Thông điệp dữ liệu trong eOffice: Văn bản scan (quét) từ bản giấy đã được ký và đóng dấu đỏ sẽ có giá trị tương đương với bản giấy được ký, đóng dấu và gửi theo đường công văn. Văn bản được ký bằng chữ ký số được tạo ra bởi chứng thư số do Ban cơ yếu Chính phủ cấp theo quy định; Văn bản được phép đưa lên eOffice thực hiện đúng nguyên tắc các văn bản được cung cấp trên mạng theo quy định.

Điều 4. Các văn bản, công việc không được phép sử dụng trên eOffice và máy tính có nối mạng

1. Các văn bản mật, tối mật, tuyệt mật thuộc văn bản đi và đến không được chuyển, trao đổi trên hệ thống eOffice.

2. Các đơn thư tố cáo.

3. Các văn bản giải quyết đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo khi chưa có ý kiến của người có thẩm quyền để công bố công khai .

4. Các văn bản gửi đích danh.

Điều 5. Giải thích từ ngữ

- Văn phòng điện tử eOffice: là một giải pháp phần mềm dùng chung để trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, hồ sơ công việc trên mạng máy tính.

- Thông điệp dữ liệu: là thông tin được tạo ra, chuyển, nhận, lưu trữ hoặc xử lý trong eOffice.

Điều 6. Phần mềm ứng dụng eOffice

Phần mềm ứng dụng eOffice của UBND huyện Cát Tiên là phần mềm do Công ty BKav cung cấp.

Điều 7. Cung cấp, quản lý và sử dụng tài khoản eOffice (địa chỉ eOffice)

1. Bộ phận chuyên môn phụ trách Công nghệ thông tin (Administrator) quản lý máy chủ eOffice (Server eOffice) có trách nhiệm tạo lập tài khoản người dùng trên hệ thống eOffice cho CBCCVC&NLĐ của các cơ quan được triển khai sử dụng eOffice theo kế hoạch của UBND huyện.

2. Tài khoản eOffice (địa chỉ eOffice) của các cơ quan và CBCCVC&NLĐ có dạng: username@hscv.cattien

          Trong đó:

a. Username bao gồm: 

- Đối với các cơ quan không áp dụng rộng rãi eOffice trong quản lý, điều hành công việc mà chỉ sử dụng 01 tài khoản eOffice chung để gửi, nhận văn bản hành chính thì username có dạng: tên cơ quan viết tắt và viết theo kiểu chữ viết liền, không có ký tự trống, không dấu;

- Đối với các chức danh lãnh đạo, văn thư và các chức danh chuyên môn đặc thù của các cơ quan thì username có dạng: tên chức vụ viết tắt + tên cơ quan. Viết theo kiểu chữ viết liền, không có ký tự trống, không dấu;  

- Đối với CBCCVC&NLĐ không giữ chức danh lãnh đạo, văn thư hoặc chức danh chuyên môn đặc thù thì username có dạng: tên người sử dụng + chữ cái đầu của họ + chữ cái đầu của tên đệm. Tên viết đầy đủ và theo kiểu chữ viết liền, không có ký tự trống, không dấu. Trường hợp bị trùng tài khoản thì sau chữ viết tắt của tên đệm là chữ cái viết tắt của tên cơ quan công tác.

b. @hscv.cattien: là định dạng đuôi bắt buộc của hệ thống.

c. Tên máy chủ:

- Đối với người dùng ở trong hệ thống mạng nội bộ (LAN) của UBND huyện thì sử dụng tên máy chủ là “10.224.146.250” để đăng nhập vào hệ thống;

 - Đối với người dùng ở ngoài hệ thống mạng nội bộ (LAN) của UBND huyện (trên Internet) thì sử dụng tên máy chủ là “113.165.166.109” để đăng nhập vào hệ thống;

- Đối với người dùng sử dụng trình duyệt website để đăng nhập vào hệ thống thì sử dụng tên miền là: http://hscv.cattien.lamdong.gov.vn;

3. Tất cả các thông tin được trao đổi trong eOffice được thể hiện dưới dạng Văn bản điện tử;

4. Các cơ quan, CBCCVC&NLĐ sử dụng eOffice để trao đổi thông tin trong nội bộ và với các cơ quan khác trong hệ thống eOffice theo chu trình đã được xây dựng sẵn.

Điều 8. Sử dụng một số tính năng khác của eOffice

1. Thông báo Lịch làm việc, Chương trình công tác … do Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện (Văn phòng HĐND-UBND) trực tiếp quản lý, sử dụng để thông báo rộng rãi đến tất cả các cơ quan, CBCCVC&NLĐ. Các cơ quan, cá nhân có trách nhiệm cập nhật vào hệ thống hàng ngày để nắm bắt thông tin kịp thời.

2. Tính năng thư điện tử của hệ thống được sử dụng để gửi và nhận thư điện tử giữa các cá nhân với nhau (tương đương thư điện tử công vụ được cấp cho các cá nhân).

Điều 9. Bảo vệ thông tin trong eOffice

1. Việc bảo vệ thông tin trong hệ thống eOffice của UBND huyện Cát Tiên là trách nhiệm của tất cả các cơ quan và CBCCVC&NLĐ.

2. Thông tin trong eOffice phải được thực hiện theo các quy định của pháp luật về bảo vệ thông tin nhà nước.

3. Các cơ quan, CBCCVC&NLĐ tham gia vào hệ thống eOffice phải thực hiện đầy đủ các quy định về an toàn mạng. Bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật về an toàn sử dụng điện; phòng, chống sét; phòng, chống cháy nổ, hỏa hoạn, thiên tai. Quản lý chặt chẽ những người tham gia sử dụng hệ thống và các mật khẩu truy nhập tài khoản cá nhân trên hệ thống; kiểm soát chặt chẽ việc cài đặt các phần mềm mới lên máy chủ và các máy trạm.

4. Các văn bản, dữ liệu, thông tin truyền tải trên hệ thống eOffice của huyện Cát Tiên được định kỳ sao chép, lưu trữ mỗi tuần 01 lần. Bộ phận chuyên môn phụ trách CNTT trực tiếp quản lý máy chủ eOffice có trách nhiệm sao chép, lưu trữ dữ liệu hệ thống theo quy định.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 10. Đơn vị quản lý phần mềm eOffice

1. Văn phòng HĐND-UBND chủ trì phối hợp với Phòng Văn hóa và Thông tin huyện và Công ty BKAV bảo đảm cho phần mềm vận hành được thông suốt.

2. Phòng Văn hóa và Thông tin huyện: Cung cấp tài khoản eOffice, phân quyền cho người sử dụng, có trách nhiệm hỗ trợ, hướng dẫn các cơ quan, cá nhân được cấp tài khoản cách sử dụng. Kiểm tra, giám sát việc khai thác, sử dụng phần mềm của các cơ quan và CBCCVC&NLĐ.

Điều 11. Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng

1. Mỗi CBCCVC&NLĐ trong các cơ quan thuộc UBND huyện; UBMTTQVN huyện và các đoàn thể; UBND các xã, thị trấn được cung cấp và sử dụng 01 tài khoản riêng. Khi người được cấp tài khoản eOffice chuyển công tác sang vị trí mới phải bàn giao lại tài khoản đã được cấp cho cơ quan quản lý; trường họp trong cơ quan không có người khác thay thế thì giao lại cho Phòng Văn hóa và Thông tin để lưu vào kho.

2. Mỗi cá nhân tự quản lý tài khoản của mình, có trách nhiệm thay đổi và lưu giữ mật khẩu riêng.

3. Không tự ý sử dụng tài khoản của người khác để đăng nhập phần mềm.

4. Chịu trách nhiệm về những sai sót, chậm trễ, mất an toàn do cố ý không tuân thủ quy chế hoặc sự chủ quan của mình gây ra.

5. Hàng ngày, vào đầu giờ làm việc các cá nhân phải đăng nhập vào phần mềm eOffice bằng tài khoản của mình để nhận thông báo, email,… và xử lý văn bản, công việc theo chức năng, nhiệm vụ. Khi kết thúc ngày làm việc, phải thoát khỏi hệ thống eOffice trước khi tắt máy.

6. Thời hạn để xử lý công việc của cơ quan kể từ khi nhận sự chỉ đạo của UBND huyện:

a. Đối với các nội dung công việc áp dụng theo các quy trình đã được cấp có thẩm quyền quy định thời gian cụ thể hoặc văn bản đã quy định ngày xử lý thì áp dụng theo quy định;

b. Đối với những công việc cần xử lý gấp thì lãnh đạo các cơ quan phải bố trí, sắp xếp ưu tiên xử lý trước theo yêu cầu công việc và ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện;

c. Đối với các công việc khó khăn, phức tạp, khi xử lý cần phải có sự kết hợp, thống nhất của nhiều cơ quan, đơn vị, cá nhân hoặc phải xin ý kiến của cấp có thẩm quyền thì lãnh đạo các cơ quan phải báo cáo, xin ý kiến lãnh đạo UBND huyện để được gia hạn xử lý;

d. Nếu quá thời hạn được giao, văn bản chưa được xử lý mà không có lý do chính đáng thì căn cứ vào thời gian chậm xử lý để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của cơ quan và cá nhân đó.

Điều 12. Quy trình xử lý văn bản chung

1. Việc xử lý văn bản thực hiện theo chế độ thủ trưởng. Chỉ có lãnh đạo các cơ quan mới được phân quyền trình văn bản đến lãnh đạo HĐND và UBND huyện.

2. Khi lãnh đạo các cơ quan chuyển văn bản đến lãnh đạo HĐND và UBND huyện thì phải đồng gửi đến lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND. Lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND thẩm định các văn bản và báo cáo lãnh đạo HĐND và UBND huyện.

 Điều 13. Quy trình tiếp nhận, chuyển giao xử lý văn bản đến của UBND huyện

1. Văn thư Văn phòng HĐND-UBND tập hợp văn bản đến (bản giấy thực hiện Scan (quét) tạo thành văn bản điện tử hoặc bản điện tử trên hệ thống eOffice, bản điện tử trong thư điện tử công vụ), chuyển trình xin ý kiến của Chủ tịch UBND huyện hoặc Phó Chủ tịch UBND huyện khi được uỷ quyền.

2. Chủ tịch UBND huyện xem xét, có ý kiến chỉ đạo và chuyển cho các Phó Chủ tịch UBND huyện hoặc Chánh Văn phòng HĐND-UBND, lãnh đạo các cơ quan, lãnh đạo UBND các xã, thị trấn.

3. Các Phó Chủ tịch UBND huyện căn cứ ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND huyện để chỉ đạo thực hiện. Sau đó chuyển Chánh Văn phòng HĐND-UBND hoặc lãnh đạo các cơ quan, lãnh đạo xã, thị trấn để giao nhiệm vụ.

4. Chánh Văn phòng HĐND-UBND, lãnh đạo các cơ quan, lãnh đạo UBND các xã, thị trấn thực hiện theo sự chỉ đạo hoặc chỉ đạo cấp dưới thực hiện theo sự phân cấp của từng cơ quan.

 5. Trường hợp văn bản là Báo cáo, Tờ trình, dự thảo các đề án… có tài liệu, phụ lục kèm theo có số trang từ 15 trang trở lên thì Scan nội dung chính của văn bản, không Scan tài liệu, phụ lục kèm theo. Văn thư căn cứ ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện để tiến hành sao gửi văn bản giấy đến đúng cơ quan chuyên môn hoặc chuyên viên Văn phòng HĐND-UBND thực hiện và yêu cầu ký nhận vào sổ. Trong trường hợp này, cơ quan chuyên môn hoặc chuyên viên Văn phòng HĐND-UBND được giao nhiệm vụ xử lý công việc có trách nhiệm lưu giữ văn bản giấy là tài liệu, phụ lục kèm theo và xuất trình khi có yêu cầu của lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND hoặc UBND huyện.

6. Đối với những công việc có liên quan đến các ngành, cơ quan khác không thuộc UBND huyện hoặc các đơn vị chưa áp dụng phần mềm eOffice thì Chánh Văn phòng HĐND-UBND chỉ đạo soạn thảo văn bản giao việc và phát hành văn bản giấy hoặc thông qua đường thư điện tử công vụ cho các đơn vị đó theo quy trình xử lý văn bản đi. Riêng các văn bản mật và văn bản giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thực hiện theo quy trình riêng.

7. Văn thư vào sổ Văn bản đến: Nhập thông tin của từng văn bản (trích yếu, cơ quan ban hành, số ký hiệu, ngày tháng, sổ lưu công văn...) và ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện, lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND (nếu có). Thực hiện sao gửi bản giấy như quy định tại khoản 5 Điều này.

8. Các cơ quan, cá nhân nhận được văn bản đến có trách nhiệm nghiên cứu, xem xét, xử lý theo đúng Quy chế làm việc của UBND huyện và được thực hiện trên eOffice (theo chế độ thủ trưởng hoặc trực tuyến). Cụ thể như sau:

a. Nếu văn bản không thuộc thẩm quyền hoặc trách nhiệm xử lý của cơ quan mình thì báo cáo lãnh đạo UBND huyện, ghi rõ trách nhiệm thẩm quyền xử lý công việc thuộc cơ quan mình và đề xuất lãnh đạo UBND huyện giao cho cơ quan, cá nhân khác xử lý theo chức năng;

 b. Nếu văn bản nhận được là văn bản góp ý (phần trích yếu văn bản màu xanh) thì thêm ý kiến giải quyết vào mục “Thêm ý kiến giải quyết”, sau đó chọn hướng “Chuyển ý kiến đóng góp”;

c. Nếu văn bản nhận được chỉ để biết, không cần xử lý tiếp thì chọn “Kết thúc” và lưu văn bản vào Hồ sơ. Nếu muốn người khác cũng được xem văn bản này thì nhấn vào nút “Thông báo” sau đó chọn người cần xem rồi nhấn nút “Đồng ý”;

d. Nếu văn bản đến phải giải quyết, cần phải phúc đáp bằng một văn bản đi thì người xử lý nhấn vào nút “Trả lời” để khởi tạo văn bản đi, gắn tệp văn bản dự thảo, nếu cần thiết có thể gắn kèm theo các văn bản liên quan và trình xin ý kiến lãnh đạo huyện theo quy định.

9. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến trên môi trường mạng

Hinh1

Điều 14. Xử lý, giải quyết văn bản đi của UBND huyện

1. Cơ quan chuyên môn hoặc chuyên viên Văn phòng HĐND-UBND được giao nhiệm vụ dự thảo văn bản (Văn bản đi) thuộc thẩm quyền quyết định của HĐND, UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện: Sau khi hoàn thành bản dự thảo, lãnh đạo các cơ quan hoặc chuyên viên Văn phòng HĐND-UBND chuyển đến lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND bản dự thảo để thẩm định. Sau khi thẩm định lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND trình lãnh đạo cấp thẩm quyền phê duyệt theo quy định hoặc chuyển trả lại cho lãnh đạo phòng ban, chuyên viên Văn phòng HĐND-UBND nếu chưa đạt. Văn bản đi phải được nhập đầy đủ thông tin: trích yếu nội dung, loại văn bản… và xử lý theo đúng quy trình xử lý văn bản trên hệ thống eOffice.

2. Lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND chịu trách nhiệm chỉ đạo việc thẩm định về hình thức, thể thức văn bản và trình Lãnh đạo HĐND và UBND huyện xem xét, ký ban hành. Bản giấy đã được ký duyệt, Văn phòng HĐND-UBND trực tiếp phát hành hoặc thông báo cho cơ quan soạn thảo đến lấy để chuyển cho Văn thư phát hành theo quy định.

Nếu văn bản chưa đạt yêu cầu, cần phải bổ sung, chỉnh sửa hoặc phải làm lại thì lãnh đạo HĐND và UBND huyện chuyển cho Chánh Văn phòng HĐND-UBND, Chánh Văn phòng HĐND-UBND chuyển trở lại cho lãnh đạo các cơ quan kèm theo ý kiến chỉ đạo để chỉnh sửa và trình lại theo quy trình.

3. Cơ quan tham mưu chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức, thể thức văn bản trình ký. Văn phòng HĐND-UBND chịu trách nhiệm thẩm định văn bản về hình thức, thể thức và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức văn bản khi đã ký ban hành.

4. Các văn bản đi thuộc thẩm quyền ký ban hành của các cơ quan thực hiện theo quy trình ban hành văn bản đi của các cơ quan.

5. Đối với các nội dung công việc thuộc thẩm quyền ký ban hành hoặc thẩm quyền ký thừa lệnh Chủ tịch của lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND, lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND phải xin ý kiến của lãnh đạo UBND huyện (văn bản Thông báo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện, Thông báo kết luận của Chủ tịch, Phó Chủ tịch,…), thì chuyên viên Văn phòng HĐND-UBND soạn thảo trình lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND xem xét, thẩm định, sau đó lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND trình lãnh đạo UBND huyện để xin ý kiến. Lãnh đạo UBND huyện sau khi xem xét, chỉnh sửa trực tiếp, có ý kiến chỉ đạo và chuyển lại cho lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND; căn cứ ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện, lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND sẽ ký thừa lệnh và ban hành theo quy trình chung.

6. Văn thư Văn phòng HĐND-UBND có trách nhiệm theo dõi thường xuyên các văn bản chờ phát hành trên eOffice, khi có văn bản đã được phê duyệt Văn thư có trách nhiệm vào sổ công văn đi theo đúng quy định hiện hành. 

7. Đối với văn bản mật không đăng ký sổ văn bản trên eOffice, phải lập sổ riêng theo quy định.

8. Sơ đồ quy trình quản lý tham mưu văn bản trên môi trường mạng

Hinh2

Điều 15. Phát hành văn bản của UBND huyện

1. Bộ phận Văn thư vào số văn bản đã được lãnh đạo UBND huyện, lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND ký phê duyệt. Thực hiện đóng dấu bằng thiết bị chứng thư số đối với bản điện tử của các văn bản đã được ký phê duyệt và tiến hành đóng dấu văn bản giấy đã được ký phê duyệt. Sử dụng phần mềm eOffice để phát hành văn bản điện tử đến nơi nhận và lưu văn bản giấy trong hồ sơ gốc… thực hiện đúng các quy định hiện hành về công tác văn thư lưu trữ.

2. Các văn bản đi có nơi nhận là các cơ quan không sử dụng hệ thống eOffice thì Văn thư chuyển bản điện tử thông qua hộp thư điện tử công vụ hoặc sao gửi bản giấy cho phù hợp.

3. Đối với việc sao lục văn bản đến: Văn thư tiến hành vào sổ các văn bản sao lục và thực hiện phát hành thông qua phần mềm văn phòng điện tử eOffice. Đối với các cơ quan không sử dụng eOffice thì thực hiện việc gửi bản sao lục thông qua hệ thống thư điện tử công vụ hoặc gửi theo đường văn bản giấy thông thường.

Điều 16. Quy trình tiếp nhận, chuyển giao, xử lý văn bản đến và tham mưu văn bản đi của các cơ quan

1. Xử lý văn bản đến

a. Văn thư các cơ quan tiếp nhận văn bản đến của cơ quan mình (bản điện tử trong tài khoản văn thư trên hệ thống eOffice, bản điện tử trong hộp thư điện tử công vụ của cơ quan hoặc bản giấy thông thường thì được Scan thành bản điện tử), sau đó chuyển trình xin ý kiến của lãnh đạo cơ quan. Đồng thời lưu văn bản gốc vào hồ sơ đến của đơn vị mình;

b. Lãnh đạo cơ quan xem xét, phân loại văn bản và chuyển cho các bộ phận chuyên môn.

2. Tham mưu văn bản đi của cơ quan

a. Bộ phận chuyên môn nghiên cứu nội dung yêu cầu của văn bản đến và căn cứ sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan để tham mưu văn bản phúc đáp. Hoặc bộ phận chuyên môn căn cứ nhiệm vụ phụ trách để tham mưu khởi tạo văn bản đi của cơ quan. Bộ phận chuyên môn tiến hành chuyển văn bản do mình tham mưu đến lãnh đạo cơ quan để xem xét, phê duyệt;

b. Sau khi xem xét văn bản tham mưu, lãnh đạo cơ quan chỉ đạo bộ phận tham mưu thực hiện sửa đổi, bổ sung thêm nếu cần thiết hoặc chuyển văn thư phát hành văn bản đối với văn bản đạt yêu cầu.

5. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến, đi trong các cơ quan

a. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến

Hinh3

b. Sơ đồ quy trình quản lý tham mưu văn bản đi

Hinh4

Điều 17. Quy trình ban hành văn bản đi của các cơ quan

1. Văn thư cơ quan nhận văn bản đã được lãnh đạo đồng ý phát hành và thực hiện kiểm tra chính tả, thể thức trình bày văn bản, in, trình lãnh đạo cơ quan ký duyệt, đóng dấu, phát hành văn bản và lưu hồ sơ. Nếu đơn vị đã được cấp và sử dụng chứng thư số thì Văn thư đóng dấu bằng thiết bị chữ ký số rồi phát hành văn bản điện tử theo quy trình thay cho việc scan từ bản giấy đã được ký, đóng dấu đỏ.

2. Việc phát hành văn bản được tiến hành thông qua hệ thống eOffice (Bản điện tử được scan từ bản giấy đã được ký và đóng dấu đỏ hoặc bản được ký bằng thiết bị chứng thư số). Các cơ quan chưa sử dụng phần mềm eOffice thì Văn thư tiến hành chuyển văn bản thông qua hệ thống thư điện tử công vụ. Nếu cơ quan nào chưa sử dụng thư điện tử công vụ thì Văn thư tiến hành chuyển qua đường công văn giấy thông thường. Riêng các văn bản mật và các văn bản giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thực hiện theo quy trình riêng.

Điều 18. Xử lý văn bản đi, đến của UBND huyện và các cơ quan khi hệ thống eOffice không thể hoạt động được

Trong trường hợp có sự cố về hệ thống mạng, hệ thống máy chủ hoặc mất điện mà không thể vận hành eOffice được thì việc xử lý văn bản đi, đến được thực hiện theo phương thức truyền thống (xử lý văn bản giấy). Khi hệ thống eOffice vận hành trở lại thì các cơ quan, CBCCVC&NLĐ xử lý theo đúng quy trình văn bản đi, đến trên eOffice.

Điều 19. Trao đổi thông tin phục vụ công tác

Căn cứ nội dung, tính chất của thông tin cần trao đổi và sử dụng các hình thức trao đổi thông tin như sau:

1. Hội thoại trực tuyến (Hội thoại nhóm) trên eOffice: Để trao đổi thông tin với một người hoặc một nhóm người trong cùng cơ quan với nhau.

2. Gửi file bằng eOffice: Sử dụng tính năng này để gửi trực tiếp file (tệp) đến một người hoặc nhiều người thay vì sử dụng USB, chia sẻ ổ đĩa... sẽ tránh sự lây lan của virus.

3. Gửi, nhận email trên hệ thống eOffice: eOffice cho phép người dùng trong hệ thống gửi, nhận email cá nhân với nhau. Việc gửi và nhận email được thực hiện trực tiếp trên giao diện của phần mềm eOffice.

 

Chương III

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, CÁN BỘ,
CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC VÀ NGƯỜI LAO ĐỘNG

          Điều 20. Trách nhiệm của lãnh đạo các cơ quan         

1. Chỉ đạo, điều hành công việc hàng ngày của cơ quan mình thông qua phần mềm eOffice của huyện.

2. Chỉ đạo và giao công việc trực tiếp thông qua hệ thống eOffice. Các chỉ đạo về công việc thông qua eOffice là mệnh lệnh hành chính.

3. Xử lý, giải quyết kịp thời các thông điệp điện tử được gửi vào tài khoản eOffice của mình.

Điều 21. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động

1. Thực hiện việc nhận nhiệm vụ, báo cáo công việc và trao đổi thông tin hàng ngày trên hệ thống eOffice của huyện theo quy định.

2. Chấp hành sự phân công nhiệm vụ của lãnh đạo cơ quan và của lãnh đạo UBND huyện; kịp thời xử lý các văn bản, sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo khi được gửi vào tài khoản eOffice của mình.

3. Đổi mật khẩu mặc định do bộ phận chuyên môn phụ trách CNTT cung cấp và bảo vệ mật khẩu sử dụng tài khoản eOffice. Trường hợp quên mật khẩu phải báo cho bộ phận chuyên môn phụ trách CNTT để được cấp lại.

4. Quản lý và lưu trữ hồ sơ cá nhân của mình.

5. Chịu trách nhiệm về nội dung thông điệp điện tử của mình khi gửi qua hệ thống.

6. Khi gặp sự cố về hệ thống, phải báo cáo lãnh đạo cơ quan để báo cho bộ phận chuyên môn phụ trách Công nghệ thông tin xử lý, giải quyết.    

Điều 22. Trách nhiệm của Bộ phận chuyên môn phụ trách Công nghệ thông tin (Administrator)

1. Quản lý hệ thống eOffice; định kỳ báo cáo lãnh đạo huyện về tình hình hoạt động của hệ thống và các vấn đề mới phát sinh.

2. Thiết lập, cung cấp, quản lý tài khoản eOffice của CBCCVC&NLĐ và các cơ quan.

3. Chủ trì tổ chức thực hiện công tác bảo đảm an toàn, an ninh mạng, bảo mật thông tin trong hệ thống eOffice theo các quy định hiện hành của nhà nước.

4. Xóa bỏ các nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác chuyên môn trên các chuyên mục công cộng.

5. Tạo lập chế độ, tổ chức thực hiện sao chép, lưu trữ thông tin điện tử theo quy định.

Điều 23. Những hành vi không được thực hiện trong eOffice

1. Tự ý truy nhập vào tài khoản của người khác.

2. Cung cấp mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu vào tài khoản cho người khác.

3. Sử dụng hệ thống eOffice của huyện nhằm hỗ trợ hoặc chuẩn bị tiến hành hành vi vi phạm pháp luật.

4. Cản trở hoặc ngăn chặn trái phép quá trình truyền, gửi và nhận thông điệp dữ liệu.   

5. Kết thúc, thay đổi, xóa, sao chép, tiết lộ, hiển thị, di chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ thông điệp dữ liệu nhằm né tránh trách nhiệm.

 

Chương IV

KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 24. Khen thưởng

Tập thể, cá nhân thực hiện tốt Quy chế này, có nhiều cải tiến, sáng kiến đóng góp cho hoạt động của hệ thống eOffice, tùy theo thành tích đạt được sẽ được khen thưởng theo quy định của Nhà nước.

Điều 25. Xử lý vi phạm

Các hành vi vi phạm quy định tại Quy chế này, tùy theo tính chất mức độ vi phạm mà bị xử lý theo các quy định của pháp luật.

 

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 26. Tổ chức thực hiện

1. Các cơ quan thuộc UBND huyện; Ủy ban MTTQVN huyện và các đoàn thể huyện; UBND các xã, thị trấn, các cơ quan sử dụng hệ thống eOffice và CBCCVC&NLĐ trong các cơ quan có trách nhiệm thực hiện Quy chế này.

2. Văn phòng HĐND-UBND huyện, Phòng Văn hóa và Thông tin phối hợp với các cơ quan liên quan hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.

3. Trong quá trình thực hiện có phát sinh, vướng mắc; các cơ quan, CBCCVC&NLĐ kịp thời phản ánh về Văn phòng HĐND-UBND, Phòng Văn hóa và Thông tin huyện để tổng hợp trình UBND huyện xem xét, quyết định./.

 

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

(Đã ký)

 

Ngô Xuân Hiển